HankintaHeimossa on kokeneita ohjelmistokehittäjiä, joiden ohella kuluneen vuoden aikana jokainen meistä on tehnyt työtään tekoälyn kanssa omalla tavallaan. Oma päivätyöni on myynti ja yhtiön liiketoiminnan kehittäminen, mutta olen samalla rakentanut prototyyppejä ja määritellyt niiden avulla uusia toiminnallisuuksia.
Tulokset yllättivät minut myönteisesti. Yllättävän hyvät tulokset eivät johtuneet siitä, että olisin yhtäkkiä oppinut ohjelmoimaan, vaan tavasta, jolla työ oli pohjustettu.
Työntekijä oppii käytävällä
Kun taloon tulee uusi ihminen, hän oppii nopeasti asioita, joita kukaan ei ole kirjoittanut mihinkään. Hän kuulee ohimennen, miksi jokin ratkaisu tehtiin aikoinaan toisin. Hän huomaa, keneltä kannattaa kysyä. Hän ymmärtää kolmen kuukauden jälkeen, mitä ”meidän tapa tehdä” tarkoittaa, vaikka kukaan ei ole sitä hänelle selittänyt.
Tekoäly ei omaksu mitään vastaavaa. Se aloittaa jokaisen työsession tyhjästä. Se ei muista viime kuun palaveria, ei osaa kysyä käytävällä eikä tiedä mitään siitä, mitä yrityksessä on opittu kantapään kautta.
Hankalinta on, ettei se ei kerro, jos ei tiedä. Se täyttää aukot arvauksilla, jotka näyttävät uskottavilta.
Esimerkki omasta työstämme
Laajennamme parhaillaan HankintaHeimoa automatisoimaan puitejärjestelyiden ja dynaamisten hankintajärjestelmien minikilpailutuksia.
Puitejärjestely jakautuu osa-alueisiin, joilla voi olla eri toimittajat, oma etusijajärjestyksensä ja omat sääntönsä siitä, ketkä kutsutaan mukaan. Hankinta-ammattilaiselle, joka on tehnyt tämän kymmeniä kertoja, rakenne on niin ilmeinen ettei sitä tule sanoneeksi ääneen. Tekoälylle se on täysin näkymätöntä ja lopputulos on sen mukainen.
Ratkaisu ei ollut parempi malli eikä ovelampi kehote. Ratkaisu oli, että tiimimme hankinnan ammattilaiset kirjoittivat auki sen, minkä he ovat aina osanneet. Tässä tapauksessa kyse ei ollut juridiikasta vaan prosessista.
Se on tämän koko jutun ydin. Kun tekoäly menee metsään, kyse on harvoin siitä että se olisi tyhmä. Kyse on siitä, että jokin olennainen oli vain jonkun päässä. Yksi sääntö, jonka olen ottanut käyttöön: kun tekoäly erehtyy samassa asiassa kahdesti, se ei ole sen virhe vaan puuttuva rivi ohjeistuksessamme.
Enemmän dokumentaatiota, mutta ei niin yksinkertaista
Pitää siis kirjoittaa enemmän auki. Mitä järjestelmä tekee, millä komennoilla se ajetaan, mikä osa vastaa mistäkin ja niin edelleen. Ja ennen kaikkea sanasto. Meidän toimialallamme se on poikkeuksellisen tärkeää, koska termit eivät ole yleiskieltä: kynnysarvolla, sidosyksiköllä ja minikilpailutuksella on täsmälliset merkitykset, ja hankintalaki määrittelee ne
Haastavuus on siinä, että taustatiedoissa enemmän ei ole automaattisesti parempi. Kuten uuden työntekijän perehdytyksessä olennainen hukkuu massaan, jos tietoa tulee liikaa kerralla. Samoin tekoälylle liika tausta-aineisto heikentää tulosta yhtä lailla kuin liian vähäinen.
Oikea kysymys on siis mikä on relevanttia juuri tähän tehtävään, ja se on arviointi, joka pitää rakentaa osaksi työtapaa, ei ratkaista kerran ja unohtaa.
Kolme käytäntöä, jotka ovat toimineet
Suurin osa käytännöistä, joita olemme ottamassa käyttöön, ei ole kovinkaan jännittäviä, ja se taitaakin olla niiden pointti.
Yksi tiedosto, jossa lukee miten meillä tehdään. Käsin kirjoitettu, tarkoituksella tiivis ja sitä muutetaan samalla katselmuksella kuin koodia. Jos sitä ei ole, mikään muu ei oikein käynnisty.
Määrittely ennen toteutusta, hyväksyntäkriteerit kirjattuna. Ensin mitä halutaan ja millä perusteella se hyväksytään, vasta sitten tekeminen. Hankinnan ammattilaiselle tämä on tuttua: samaa tehdään, kun vaatimukset ja vertailuperusteet kirjoitetaan ennen tarjouspyynnön julkaisua.
Päätöstasot sen mukaan, kuinka helposti päätös on mahdollista perua. Osa asioista on aina ihmisen: arkkitehtuuri, tietoturva, tuotantoon vienti. Oletustaso on, että tekoäly ehdottaa ja ihminen hyväksyy. Vain harvassa ja tarkkaan rajatussa tapauksessa tekoäly toimii itsenäisesti. Tämäkin on hankintaväelle tuttu ajattelutapa. Se on toimivaltaa ja delegointia, ei tekniikkaa.
Miksi kerron tästä
Koska sama ongelma on hankintayksiköissä.
Kun tarjouspyyntö pitää saada ulos, ratkaisevin tieto on usein sen ihmisen päässä, joka on tehnyt tämän ennenkin. Hän muistaa mitä viime kerralla unohtui ja mitä ehtoja kannattaa tarkistaa. Se toimii hyvin, kunnes hän on lomalla, vaihtaa taloa tai jää eläkkeelle.
Tekoäly ei ratkaise sitä ongelmaa taikomalla. Se ratkaisee sen samalla tavalla kuin meillä: pakottamalla kirjoittamaan auki sen, minkä joku on aina osannut. Se on hitaampaa kuin miltä tekoälypuhe antaa ymmärtää, ja arvokkaampaa kuin miltä se kuulostaa.