Hankintajohtaja Tiina Ekholm ja hankinta-asiantuntija Petja Puura kertovat, miten yli 30 hengen hankinnan palveluyksikön arki helpottui, kun toimialat alkoivat tehdä pienhankintoja itse.
Pienhankinta sähköpostilla — tuttu ongelma
Vantaan kaupungilla on keskitetty hankinnan palveluyksikkö, jossa työskentelee yli 30 hankinta-ammattilaista. Pienhankintoja (alle 30 000 euroa) tehdään kuitenkin ympäri kaupunkiorganisaatiota: kouluissa, varikoilla, kulttuuritoimessa ja asiantuntijayksiköissä. Ennen HankintaHeimoa suuri osa näistä pienhankinnoista tehtiin sähköpostilla.
Sähköpostimenettelyn ongelma on tuttu monelle julkiselle hankintayksikölle. Kun tarjouspyyntö kirjoitetaan tyhjästä sähköpostiin, olennaiset kaupalliset vaatimukset ja tilauksen ehdot jäävät helposti määrittelemättä. Seuraukset näkyvät myöhemmin: vertailukelvottomia tarjouksia, hankintajuristien selvitystyötä ja jälkikäteistä epäselvyyttä siitä, mitä oikeastaan sovittiin.
”Pahimmillaan ne on sähköpostilla lähtenyt tekemään tarjouspyyntöä ja kirjoittamaan itse sitä, niin sitten helposti tulee niitä ongelmia jälkeenpäin. Ne saattaa kysyä, että nyt mä sain tarjoukset, mutta mä en ole ymmärtänyt määritellä tämmöisiä asioita.”
— Tiina Ekholm, hankintajohtaja, Vantaan kaupunki
Vantaa on kokeillut useampia hankintatyökaluja myös pienhankinnoissa, mutta perinteiset
kilpailutusjärjestelmät osoittautuivat liian raskaiksi ja vaikeiksi käyttää satunnaisille tekijöille, ihmisille, joiden päätyö ei ole hankinta.
HankintaHeimo vapautti hankinnan palveluyksikön resursseja neuvonnasta
kilpailutukseen
Vuoden 2026 alussa Vantaa otti HankintaHeimon tuotantokäyttöön pilottivaiheen jälkeen. Ajatus oli selkeä: helpottaa ja nopeuttaa pienhankintojen tekemistä toimialoilla sekä vapauttaa keskitetyn hankinnan palveluyksikön aikaa vaativampiin hankintoihin. Käyttöönotto on sujunut mallikkaasti. Petja Puura, hankinta-asiantuntija ja HankintaHeimon pääkäyttäjä Vantaalla, ohjaa uusia käyttäjiä alkuun. Yleensä riittää lyhyt Teams-perehdytys tai sähköpostilla annettu opastus. Kynnys lähteä tekemään on matala.
”Kyllä toimialan henkilöt rohkeasti lähtee HankintaHeimoon tekemään tarjouspyyntöä. Se sovellus on aika simppelin oloinen, niin se on aika sujuvaa, ja ihmiset uskaltavat kyllä rohkeasti lähteä tekemään.”
— Petja Puura, hankinta-asiantuntija ja pääkäyttäjä, Vantaan kaupunki
Vantaalla HankintaHeimoa käyttää laaja joukko henkilöstöä eri puolilta organisaatiota. Yhteistä heille on se, ettei hankinta ole heidän päätyönsä.
Laatu on merkittävä tekijä
Ajansäästön rinnalla Vantaalla korostetaan laadun parantumista. HankintaHeimo ohjaa
tarjouspyynnön valmistelijaa askel askeleelta: vaatimukset, vertailuperusteet ja ehdot tulevat osaksi tarjouspyyntöä automaattisesti. Ensikertalainenkin tuottaa hyvien hankinnan käytäntöjen mukaisen ja rakenteellisesti oikean näköisen tarjouspyynnön.
”HankintaHeimo itsessään pakottaa tarjouspyynnön valmistelijaa määrittelemään sinne niitä vaatimuksia. Ensikertalainen ei välttämättä ymmärrä laittaa sinne semmoisia vaatimuksia mitä pitäisi olla — niin HankintaHeimo pakottaa ajattelemaan.”
— Tiina Ekholm, hankintajohtaja, Vantaan kaupunki
Tämä näkyy pidemmällä aikavälillä vähentyneenä selvitystyönä. Kun tarjouspyyntö on alusta asti kunnossa, ei tule vertailukelvottomia tarjouksia eikä hankintajuristeja tarvitse vaivata jälkikäteen.
Tulokset: aikaa säästyy ja laatu paranee
Vantaan arvion mukaan keskitetyn hankinnan palveluyksikön työajasta säästyy pienhankintoihin liittyvässä neuvontatyössä noin 60 prosenttia. Aiemmin hankinnan asiantuntijat joutuivat usein selvittämään sähköpostilla tehtyjen tarjouspyyntöjen ongelmia jälkikäteen tai tekemään pienhankinnan kokonaan itse toimialan puolesta. Nyt toimialat pärjäävät pääosin itse ohjatulla työkalulla.
Myös toimialoilla aikaa säästyy, vaikka tarkkaa arviota muutoksesta ei ole kerätty. Aiemmin
yksittäisen sähköpostitse lähetetyn tarjouspyynnön valmisteluun saattoi kulua lähes työpäivän verran aikaa, kun sisältö kirjoitettiin tyhjästä. HankintaHeimon ohjattu prosessi tuo valmiin rakenteen: tarjouspyynnön tekijän ei tarvitse miettiä muotoa tai pohtia, mitä osioita dokumenttiin kuuluu. Aikaa vapautuu itse sisällön ja vaatimusten määrittelyyn.
Ekholm nostaa laadun paranemisen ajansäästön rinnalle merkittäväksi hyödyksi. Tarjouspyyntö valmistuu rakenteellisesti oikean näköisenä joka kerta, ja työkalu ohjaa tekijää määrittelemään vaatimukset, ehdot ja vertailuperusteet oikein. Tämä näkyy pidemmällä aikavälillä myös jälkikäteisten ongelmien vähenemisenä. Ei enää vertailukelvottomia tarjouksia eikä
hankintajuristin vaivaamista selvittämään, mitä oikeastaan sovittiin.
Kenelle sopii?
Vantaan kokemus osoittaa, että HankintaHeimo sopii erityisen hyvin organisaatioille, joissa
pienhankintoja tehdään hajautetusti. Mutta kuten Ekholm toteaa: ”Miksei se sopisi myös keskitettyyn malliin, jos halutaan tehokas työkalu siihen.”